+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Форма акта на уничтожение документов с истекшим сроком хранения образец


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Уничтожение документов должно регулярно проводиться каждым предприятием. Именно поэтому в каждой организации будет полезно завести образец акта об уничтожении документов, чтобы он всегда находился перед глазами в качестве примера при оформлении результата проделанной работы. В предыдущей публикации мы привели пошаговые действия, которые необходимо будет для этого выполнить. Далее вы сможете найти образец акта, доступный для скачивания в формате doc.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Содержание:

Форма акта на уничтожение документов с истекшим

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех.

Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить. В соответствии со ст. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен.

Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно. Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием — сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер или в печь при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения. Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности.

При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность.

Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности ЭЦ , которую проводит экспертная комиссия ЭК.

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем — либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители например, административный директор , или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится — сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии Пример 1.

Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа. ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации.

Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия — собрание компетентных каждый в своей области должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного муниципального архива, — организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения. В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Первая экспертиза ценности — мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно. На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса делопроизводителя, секретаря и работников структурных подразделений компании.

Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством. Первое, с чего начинают наводить порядок, — разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее.

Если нет — придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую научную, историческую ценность или нет.

Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых — в акте о выделении документов к уничтожению.

После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации. Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения.

Последнее — только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг.

По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика. С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров.

Все, что требуется от архивариуса — проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн.

Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию. Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку. Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом — актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая — информирует о том, как именно были уничтожены документы. Наименование организации может быть как полным, так и кратким.

Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись см. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой — порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи см. Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки см.

Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы четвертую и пятую можно убрать из таблицы — вносить в них пока нечего. Например, о том, что дело электронное см. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии.

Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование. Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения.

Уничтожение документов — процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно. В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы.

Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами , подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения , регистрационные данные договора, метод уничтожения. Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4. Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц — членов ЭК. Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно.

По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют. Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица потенциальные участники не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт.

Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы.

Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Акт об уничтожении документов

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Уничтожение документов строго актируется. В этой статье разберем акт об уничтожении документов, который имеет некоторые свои особенности в составлении и утверждении.

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 28 сентября , печатный экземпляр отправим 2 октября.

Акция месяца 8 88 Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении документов, каковы общие требования к проведению процедуры. Документы с временным сроком хранения находятся в архиве. По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение.

Как уничтожить документы с истекшим сроком

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение. Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало — при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность. Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса. Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры к примеру, счета на оплату или копии личных документов. В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы.

Целые комнаты, заставленные шкафами с локальными актами - не привет из прошлого, а объективная реальность многих современных компаний, особенно больших.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала.

Образец акта об уничтожении документов

На основании представленных структурными подразделениями перечней списков дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ далее — Акт. Такой Акт составляют в 2 экземплярах , как правило, на дела всего предприятия. При этом, если в Акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указывают перед группой заголовков дел этого подразделения.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как долго нужно хранить бухгалтерские документы?

Начало года — самое время для того, чтобы освободить немного или много места на полках, уничтожив старые документы. Но даже несмотря на это нельзя просто так взять и выбросить эти документы. В этой статье поговорим о том, как уничтожить документы с истекшими сроками хранения. На первый взгляд процедура оформления уничтожения дел кажется сложной и практически неподъемной. Это совсем не так. Поверьте, что взявшись за эту работу, вы справитесь с ней довольно быстро.

Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению. Открыть и скачать онлайн. Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

Подборка наиболее важных документов по вопросу Уничтожение Форма: Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению ( свыше 10 лет) хранения (приложение 2) и по личному составу (приложение 3).

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены. Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех юридических лиц действуют единые правила. Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа.

Бухгалтер широкого профиля с летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись. Если организация использует документы, которые хранят коммерческую или другие тайны, то следует заранее позаботиться о том, как придётся уничтожить такие бумаги по истечению их срока действия.

Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения акт об уничтожении документов хранятся в архиве. Нормативносправочная информация Поддержка хранения истории изменений реквизитов. Так наша налоговая требовала документы с истекшим сроком хранения. Экспертными комиссиями, для уничтожения документов, срок хранения которых истек, достаточно составить акт руководителя общества об их уничтожении.

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно.

Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc. Типовой перечень документов года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце года.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. У ничтожение документов — важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.

Текущая версия Вашего браузера не поддерживается. Выбытие списание материальных запасов в учреждении КонсультантПлюс, 4. Какими документами оформить списание материальных запасов. Вопросы судебной практики: Предоставление обществом с ограниченной ответственностью информации об обществе 1.

Комментарии 7
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Евгеиня

    Ура! и спасибо!)))

  2. Конкордия

    тупа пад сталом!!!!

  3. erpholan69

    Я извиняюсь, но, по-моему, Вы не правы. Я уверен. Давайте обсудим это.

  4. Злата

    Прошу прощения, что вмешался... Но мне очень близка эта тема. Могу помочь с ответом. Пишите в PM.

  5. Рогнеда

    Кто может мне помоч подробнее в етом разобратся?

  6. Аза

    Извиняюсь, но мне необходимо немного больше информации.

  7. simnada

    А есть другой выход?